ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням голови

облдержадміністрації

від 30.08.2005  № 335

 

П О Р Я Д О К

організації і проведення особистого та виїзного прийому

громадян і телефонного зв’язку з населенням “Пряма лінія” 

керівними працівниками облдержадміністрації

 

1. Загальні положення

 

Цей Порядок  розроблено у відповідності з Конституцією України, Законом України “Про звернення громадян”, Указами Президента України від 13.08.2002 № 700/2002 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”,  від 14.04.2004 № 434/2004 “Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів”, і визначає основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян в облдержадміністрації, прийому за місцем проживання громадян  у закріплених районах та містах області (виїзні прийоми) і телефонного зв’язку “Пряма лінія” з населенням керівними працівниками облдержадміністрації .

 

2. Порядок організації і проведення особистого прийому

громадян в облдержадміністрації

 

1. Прийом громадян здійснюється щоденно в приймальні облдержадміністрації головними спеціалістами відділу роботи із зверненнями  громадян  облдержадміністрації, відповідальними за організацію і проведення особистого прийому громадян,  в кімнаті особистого прийому громадян в установлені графіком дні з 10.00 до 12.00 та з 13.00 до 18.00, у п’ятницю з 10.00 до 13.00, в суботу, згідно графіка з 10.00 до 13.00, крім неділі та святкових днів.

2. Вхід громадян до приймальні вільний і не потребує оформлення перепустки та пред’явлення документів, що посвідчують особу.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в облдержадміністрації і графіки прийому публікуються у засобах масової інформації, розміщуються на Веб-сайті облдержадміністрації, у приміщеннях приймальні громадян облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів міських, селищних, сільських рад.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян головою, першим заступником, заступником голови, керівником апарату, заступниками голови облдержадміністрації, начальниками структурних підрозділів облдержадміністрації проводиться згідно затвердженому графіку з питань, вирішення яких належить до повноважень облдержадміністрації, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними працівниками облдержадміністрації.

5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться особисто головою облдержадміністрації, його заступниками першочергово у дні прийому, згідно графіку.

6. Особистий прийом голови облдержадміністрації проводиться за попереднім записом, тільки після розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками голови облдержадміністрації за напрямками діяльності, якщо вирішення цього питання належить до компетенції облдержадміністрації, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до голови облдержадміністрації  протягом перших 10 днів місяця головними  спеціалістами відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, відповідальними за організацію і проведення особистого  громадян,   з 9.00 до 15.00. Запис на особистий прийом до голови облдержадміністрації проводиться у картці особистого прийому громадян, яка заповнюється згідно документів, що посвідчують особу, де визначається короткий зміст порушеного питання.

6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до голови облдержадміністрації головні спеціалісти відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, відповідальні за організацію і проведення особистого прийому громадян,  проводять співбесіду за результатами якої:

6.2.1. З’ясовують прізвище, ім’я та по-батькові, місце проживання громадянина, зміст питання, посадових осіб, до яких він звертався за місцем проживання і рішення, яке було прийнято з цього питання.

6.2.2. Вивчають питання, з яким громадянин бажає звернутись на особистий прийом до голови облдержадміністрації.

6.2.3. Надають допомогу щодо розгляду порушених питань заступниками голови, начальниками структурних підрозділів облдержадміністрації,  іншими установами та організаціями, до повноважень яких входить  вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до облдержадміністрації. 

У тому разі коли громадянин звертається до облдержадміністрації повторно, з’ясовують до кого з заступників голови облдержадміністрації або якого структурного підрозділу облдержадміністрації вже він звертався і яке рішення було прийнято ними, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, вносять дані заявника та суть його питання до списку громадян, які бажають звернутися на особистий прийом до голови облдержадміністрації.

6.2.4.  Складають список громадян, які бажають звернутися на особистий прийом до голови облдержадміністрації, та надають  його начальнику відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації за 5 робочих днів до дня прийому.

6.2.5. Повідомляють громадянина про день і час його прийому головою облдержадміністрації за телефоном або письмово.

6.2.6. Заповнюють картки особистого прийому згідно погодженого головою списку та організовують їх особистий прийом в день прийому за графіком.

6.2.7. Запрошують взяти участь в особистому прийомі голови облдержадміністрації керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої  влади, райдержадміністрацій, виконкомів міських рад, визначених за погодженим головою облдержадміністрації списком.

6.2.8. Контролюють розгляд та додержання термінів розгляду звернень на особистому прийомі і готують довідку за результатами вирішення питань, що розглядалися головою облдержадміністрації на минулому особистому прийомі та надають його начальнику відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.

7. Начальник відділу роботи із зверненнями громадян  облдержадміністрації:

7.1. Вивчає списки громадян та їх особисті справи, матеріали та інші документи і забезпечує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у голови облдержадміністрації, після чого складає список громадян, які записані на особистий прийом до голови облдержадміністрації.

7.2.Визначає керівників структурних підрозділів облдержадміністрації і територіальних органів центральних органів виконавчої влади, райдержадміністрацій, виконкомів міських рад, які повинні бути присутніми на особистому прийомі, та складає їх список для погодження головою облдержадміністрації.

7.3. Запитує від цих керівників інформацію стосовно результатів розгляду порушених заявником питань.

7.4. Надає помічнику голови облдержадміністрації для погодження список громадян, які записані на особистий прийом, список запрошених  на прийом голови облдержадміністрації, інформацію про соціальний стан, характер порушених питань та назву міст і районів, з яких записані громадяни, а також довідку про результати вирішення питань громадян з минулого прийому.

8. Заступники голови, керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, голови райдержадміністрацій, міські голови  надають начальнику відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації інформацію щодо розгляду питань, які порушуються громадянином на особистому прийомі, не пізніше одного робочого дня до дати прийому.

9. Начальник відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, помічник голови, присутні на особистому прийомі,  забезпечують організацію його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках за результатами прийому резолюцій і доручень голови облдержадміністрації .

10. Особистий прийом громадян першим заступником, заступником голови, керівником апарату, заступниками голови облдержадміністрації здійснюється згідно графіка, без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

11. Запис громадян на особистий прийом до першого заступника, заступника голови, керівника апарату, заступників  голови, облдержадміністрації здійснюється у день їх прийому головними спеціалістами відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, відповідальними за організацію і проведення  особистого прийому  громадян, на реєстраційно-контрольних картках для чого, згідно пред’явленого  документу, яке посвідчує особу, з’ясовують прізвище, ім’я та по-батькові, місце проживання громадянина та зміст порушеного питання.

12. Під час проведення прийому громадян головні  спеціалісти відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, відповідальні за  організацію і проведення особистого прийому громадян в облдержадміністрації:

12.1. Забезпечують першочерговий  прийом (у дні прийому) Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, учасників Великої Вітчизняної війни, інвалідів інших категорій, ветеранів праці.

12.2. Вивчають проблеми, з яких громадяни звертаються на особистий прийом до керівних працівників  облдержадміністрації, надають їм допомогу в попередньому розгляді вказаних питань у структурних підрозділах облдержадміністрації, установах і організаціях, до повноважень яких належить їх розгляд та вирішення.

12.3. Здійснюють добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з’ясовують результати розгляду попередніх звернень. Справа попередніх звернень заявників, матеріали по їх розгляду, висновки та відповіді на них, інші матеріали і документи, які стосуються суті питання, разом з реєстраційно-контрольною карткою передаються консультанту заступника голови облдержадміністрації, який веде прийом.

12.4. Контролюють розгляд та додержання термінів розгляду звернень громадян, які були на особистому прийомі у заступників голови облдержадміністрації, готують довідки за результатами вирішення питань, що розглядалися на минулому прийомі і надають їх консультанту заступника голови облдержадміністрації, за погодженням з начальником відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.

13. Консультанти першого заступника,    заступника голови, керівника апарату, заступників голови  облдержадміністрації:

13.1. Проводять попередню розмову з заявником з метою вивчення суті питання, ознайомлюються з матеріалами попередніх звернень, про що  доповідають заступнику голови, який веде прийом.

13.2. Присутні на особистому прийомі та забезпечують організацію його проведення, оформлення  на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівних працівників облдержадміністрації за результатами прийому.

13.3. Повертають після закінчення прийому, але не пізніше наступного дня начальнику відділу роботи із зверненнями  громадян облдержадміністрації  реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівних працівників облдержадміністрації для опрацювання.

13.4. Контролюють виконання наданих на прийомі заступниками голови облдержадміністрації доручень виконавцями у встановлений термін, узгоджують виконавцям проекти інформацій і відповідей заявникам та надають їх на ознайомлення та підпис керівним працівникам облдержадміністрації за   2 дні до настання терміну виконання.

14. Якщо виконавців декілька і перший з них перший заступник або заступник голови облдержадміністрації, заступник голови, керівник апарату облдержадміністрації, їх консультант здійснює збір інформацій від усіх виконавців та погоджує у керівних працівників облдержадміністрації відповідального виконавця за підготовку сводної інформації та відповіді заявнику. При цьому збір інформації здійснюється за 4 робочих дня до терміну виконання, визначеному керівництвом облдержадміністрації.

 

3. Порядок проведення виїзних особистих прийомів громадян за

місцем їх проживання керівними працівниками облдержадміністрації

 

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівними працівниками облдержадміністрації за місцем проживання громадян в закріплених містах і районах області, згідно з графіком, який раз на рік складається відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації за пропозиціями першого заступника,  заступника голови, керівника апарату заступників голови облдержадміністрації, та до 20 числа останнього місяця року затверджується головою облдержадміністрації.

Дату проведення виїзного прийому, який буде проведено в указаному місяці згідно графіку, визначають керівні працівники облдержадміністрації.

2. Після затвердження головою облдержадміністрації графік виїзних прийомів громадян направляється:

2.1. Першому заступнику, заступнику голови, керівнику апарату заступникам голови облдержадміністрації – для виконання.

2.2. Райдержадміністраціям, органам місцевого самоврядування, підприємствам чи організаціям, передбаченим графіком – для проведення підготовчої роботи з організації виїзного особистого прийому громадян керівними працівниками облдержадміністрації.

2.3. Відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації – для обліку проведених виїзних особистих прийомів і контролю за розглядом звернень, що на них надійшли.

3. Райдержадміністрації, органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, де заплановано проведення виїзного прийому:

3.1. Доводять через ЗМІ до відома населення інформацію щодо днів місяця та часу прийому.

3.2. Організовують попередній запис громадян на виїзний прийом.

3.3. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

3.4. За три робочих дні до проведення прийому направляють в облдержадміністрацію список громадян, які попередньо записані на особистий прийом та тематику питань, що порушуються, за формою, встановленою відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.

4. Консультанти голови, першого заступника,  заступника голови, керівника апарату,  заступників голови облдержадміністрації:

4.1. За погодженням з керівними працівниками облдержадміністрації визначають дату проведення особистого виїзного прийому та здійснюють контроль за підготовкою до проведення виїзного особистого прийому, доводять її до відома керівників міст і районів області та за 5 робочих днів до прийому відділ роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.

4.2. Під час проведення прийому заповнюють реєстраційно-контрольну картку заявника та приймають від нього заяву.

4.3. Письмово інформують відділ роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації про кількість громадян, що звернулись під час прийому; кількість звернень, з яких надані роз’яснення по суті порушених питань; кількість звернень, що потребують обліку та контролю за наданими керівними працівниками облдержадміністрації дорученнями (ці звернення додаються до інформації на другий день після проведення виїзного прийому).

5. Відділ роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації:

5.1. Готує для керівних працівників облдержадміністрації статистично-аналітичні дані щодо звернень, які надходять від громадян міст та районів,   де планується проведення особистого прийому, які надає консультантам за один день до виїзного прийому.

5.2. Здійснює реєстрацію одержаних на прийомі звернень, формує особисту справу та контролює результати і надання інформацій про їх розгляд.

5.3. Надає методичну допомогу консультантам голови,  заступника голови, керівника апарату, заступників голови облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконкомам міських рад, спеціалістам управлінь і відділів облдержадміністрації з питань належної організації виїзного прийому громадян керівними працівниками облдержадміністрації.

5.4. Здійснює опрацьовування реєстраційно-контрольних карток  виїзного прийому за змістом та характером питань і контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам.

5.5. Інформує керівних працівників облдержадміністрації про дотримання графіку проведення виїзних особистих прийомів.

5.6. Готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в облдержадміністрації.

6. Рішення про контроль або зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному особистому прийомі, приймають керівні працівники, які проводили виїзний особистий прийом, шляхом накладання резолюції „На контроль” або „Зняти з контролю” на інформації про результати розгляду звернення.

 

4. Порядок проведення телефонного зв’язку “Пряма лінія”

населення з керівними працівниками  облдержадміністрації

 

1. Пряма телефонна лінія проводиться головою, першим заступником, заступником голови, керівником апарату, заступниками голови  облдержадміністрації щоп’ятниці, як правило, з 14.00 до 16.00 у кімнаті особистого прийому громадян облдержадміністрації № 103 згідно з графіком, який складається відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації за пропозиціями керівних працівників облдержадміністрації, та затверджується головою облдержадміністрації. Прийом громадян в зазначений час облдержадміністрацією не ведеться.

2. Дні, часи проведення та склад присутніх на них посадових осіб визначаються керівними працівниками облдержадміністрації, про що за тиждень до проведення заходу консультантом першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату, заступників голови облдержадміністрації  надається інформація  головним спеціалістам  відділу роботи із зверненнями громадян  облдержадміністрації, відповідальним за організацію і проведення  особистого прийому,  – для координації проведення цих заходів;  управлінню з питань взаємодії із засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю облдержадміністрації – для висвітлення в засобах масової інформації даних про проведення „Прямої лінії” куріруємих питань керівними працівниками облдержадміністрації, згідно розподілу функціональних обов’язків, а також результатів вирішення нагальних питань жителів області.

3. Головні спеціалісти відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, відповідальні за організацію і проведення особистого прийому  громадян:

3.1. Здійснюють облік телефонних звернень громадян, визначають перелік питань і заповнюють реєстраційно-контрольну  картку особистого прийому та передають її консультанту першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату, заступників голови облдержадміністрації з зазначенням номера телефону, на якому зафіксовано звернення.

3.2. Забезпечують контроль за виконанням доручень, наданих керівними працівниками облдержадміністрації при проведенні цих заходів, та наданням інформації громадянам, що звернулись, про результати розгляду їх звернень.

3.3. Узагальнюють результати вирішення питань громадян, які звернулися на „Пряму лінію”, готують аналітичні матеріали про стан цієї роботи в облдержадміністрації та надають цю інформацію керівництву облдержадміністрації.

 

5. Прийняття рішень за результатами особистого прийому

 

1. Після розмови і ознайомлення з документами заявника керівний працівник, який веде особистий чи виїзний прийом або „Пряму лінію” може приймати по зверненнях наступні рішення:

- про задоволення питання, порушеного під час прийому. При цьому надається доручення у письмовій чи усній формі відповідній посадовій особі про здійснення в зазначені терміни конкретних дій, які заносяться у реєстраційно-контрольну картку заявника. В таких випадках, за згодою заявника, письмова відповідь йому не надається;

- про передачу питання, порушеного під час прийому, звернення для розгляду у відповідні органи (відділи, управління облдержадміністрації, райдержадміністрації, виконкоми міських рад, окремі підприємства, організації та установи незалежно від форм власності): якщо вирішення питання, порушеного у зверненні, не належить до повноважень облдержадміністрації, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин. У випадках, коли питання належить до повноважень облдержадміністрації, помічник голови, консультанти заступника голови, керівника апарату, заступників голови облдержадміністрації, за дорученням посадової особи, яка проводить прийом або „Пряму лінію”, пише резолюцію у реєстраційно-контрольній картці заявника із вказівкою прізвища керівника, завдання, яке необхідно виконати, та термін виконання. Про результати розгляду обов’язково надається письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи, яка веде особистий прийом або „Пряму лінію”;

- про відмову у вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються мотивовані причини відмови, з посиланням на правові акти, про що робиться відмітка у контрольно-реєстраційній картці, і надається обов’язкова письмова відповідь за підписом посадової особи, яка проводила особистий  прийом або „Пряму лінію”, з роз’ясненням порядку оскарження рішення.

- надати роз’яснення по суті питання заявника згідно чинного законодавства. У цьому випадку робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці заявника. У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не дається, про що також робиться відмітка у картці.

2. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому чи виїзному прийомі або „Прямій лінії” неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

Подана громадянином на особистому чи виїзному прийомі або після „Прямої лінії” письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

3. Після закінчення особистого і виїзного прийому або „Прямої лінії” помічник  голови, консультанти  першого заступника голови, заступника голови, керівника апарату,  заступників голови  облдержадміністрації, але не пізніше наступного дня повертають реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівних працівників облдержадміністрації до відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації для узагальнення, опрацювання звернень.

4. Облік звернень особистого і виїзного прийомів, „Прямої лінії” ведеться відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від  14. 04.97  № 348.

5. Контроль за дотриманням графіків особистого та виїзних прийомів керівними працівниками облдержадміністрації здійснюють  головні спеціалісти відділу роботи із зверненнями громадян відповідальні за організацію і проведення   особистого прийому громадян облдержадміністрації, які аналізують і узагальнюють звернення громадян на особистому і виїзному прийомах, на „Прямій лінії” та інформують  про це начальника відділу роботи із зверненнями громадян щоденно, який доповідає заступнику голови, керівнику апарату облдержадміністрації - щомісяця і щокварталу – голові  облдержадміністрації, першому заступнику і заступникам голови облдержадміністрації про результати особистого і виїзного прийому громадян та „Прямої лінії”.

 

Заступник голови, керівник

апарату облдержадміністрації                                                      Б.І.Адамов

 

Порядок організації і проведення особистого та виїзного прийому громадян і телефонного зв’язку з населенням “Пряма лінія”  керівними працівниками облдержадміністрації розроблений відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.

 

Начальник відділу роботи

із зверненнями громадян                                                              Н.М.Читах